Aufgabe
Standard Life ist eine der führenden britischen Versicherungen mit Sitz in Edinborough.
Seit einigen Jahren ist Standard Life auch auf dem deutschsprachigen Markt sehr erfolgreich aktiv. Auf Grund dieses Erfolgs waren die Strukturen in bestimmten Bereichen von Wachstum geprägt.
Wir erhielten zum Ende des Jahres 2001 den Auftrag, die Strukturen in den Bereichen Werbemitteleinkauf zu optimieren, die Qualität der Werbemittel zu verbessern, Produktionszeiträume zu verkürzen und Kosten einzusparen.
Vorgabe
Allgemeine Vorgabe war, zunächst die Qualität der Druckstücke und Werbemittel zu optimieren, die von Schottland vorgegebene CI-Richtline in allen Bereichen umzusetzen. Danach sollten die Produktionszeiträume verkürzt, Kosten reduziert und neue Werbemittel mit entwickelt werden. Weiterhin sollte ein Konzept zur Distribution der Werbemittel an 4000 Agenten und Vertreter, sowie ein Lagerhaltungs- Abrechnungs- und Bestellkonzept erarbeitet werden.
Umsetzung
Zunächst wurden alle bestehenden Werbemittel katalogisiert. Von bestehenden Daten der Druckstücke, Logos, Bildern, etc. wurde eine Datenbank aufgebaut. Grundlage aller weiteren Arbeit sollte ein komplett digitalisierter Workflow sein. Dies bedeutet, das von Beginn an nur Lieferanten mit entsprechender Technik in die Auswahl als Lieferant kamen.
Dann wurden die katalogisierten Werbemittel mit Hilfe unserer Datenbank jeweils bei 5 Lieferanten angefragt. Aus den Preisen der besten Lieferanten wurde eine Preisliste erstellt, die diese ausgewählten Lieferanten zu akzeptieren hatten. Grundlage einer Vereinbarung als Vertragslieferant war immer auch eine Lieferfähigkeitsklausel. Dies bedeutet, der ausgewählte Lieferant ist bei Auftrag verpflichtet innerhalb einer bestimmten Zeit zu liefern.
Um dies zu gewährleisten wurden ebenfalls im Vorfeld sämtliche Materialien, Papier, Farben und Farblieferanten (bei Sonderfarben), Stoffe, Kunststoffe, etc. exakt ausgewählt und vorgeschrieben. Eine Nichteinhaltung dieser Vorschriften zieht eine Vertragsstrafe nach sich (Da dies auf Grund der besseren Planbarkeit aber auch für die Lieferanten ein wesentlicher Vorteil ist, gab es in diesem Punkt niemals Probleme!).
Dieser Prozess war nach knapp 3 Monaten weitestgehend abgeschlossen.
Parallel dazu lief die Entwicklung neuer Werbemittel für Standard Life an. Insbesonders durch die differenzierte Kundenstruktur in Teilen Deutschlands und Österreichs war es nötig geworden, weitere und auch immer neue Dinge zu entwickeln. Dies wurde in Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung von Standart Life und der Kreativagentur in Köln permanent vorangetrieben. Momentan sind wir in der Lage auch für aktuelle Messen und Aktionen aus einem Pool von ca. 250 Kreationsideen innerhalb von 2 Wochen eine beliebige Anzahl von Werbemittel zu produzieren.
Diese sind entweder auf Basis der CI eigenständig entwickelt worden, oder es können bestehende Werbemittel innerhalb kurzer Zeit mit dem Event affinen Branding versehen werden. Dabei ist es egal, ob im klassischen Druckbereich, Textil, Metall, Kunststoff oder jeder weiteren beliebig fortsetzbaren Technik gearbeitet wird - die Produktionserfahrung liegt hier immer bei uns im Haus - Lieferanten sind hier zwar ausgewählt und auch mit Verträgen gebunden, jedoch jederzeit auch auszutauschen, oder zu ergänzen.
Die einzigen Kriterien für unser Haus sind hierbei Qualitätsbewusstsein, Kostenbewusstsein, Ehrlichkeit und Lieferfähigkeit. Die mit uns zusammenarbeitenden Lieferanten erfüllen diese Vorgaben auf den Punkt. Wir mussten deshalb auch bisher noch keinen unserer ausgewählten Lieferanten austauschen. Für manche der vor diesem Prozess beschäftigten Lieferanten von Standart Life, bedeutete dies einen zum Teil harten Lernprozess, bei dem auch nicht alle alten Lieferanten in die neue Lieferantenliste übernommen wurden.
Danach begannen wir mit dem Aufbau eines Webbasierenden Portals zur Bestellung und Fakturierung der Werbemittel durch die Agenten und Versicherungsmakler. Dazu haben wir ein Werbemittellager aufgebaut, in dem wir bis zu 300 Palettenstellplätze, Konfektionier-ungsplätze, Laserdrucker und Rechner zum personalisieren der Sendungen und die entsprechenden Datenbanken stehen haben.
Die Software und Oberflächen des Intranets wurden von uns entwickelt und können auch für weitere Kunden adaptiert werden. Standard Life kann auf dieser Basis übrigens online permanent einen aktuellen Produktions-, Liefer-, Abrechnungs- oder Lagerstatus abfragen.
Ergebnis
Als wichtigste Eckpunkte der sehr erfolgreichen Zusammenarbeit mit unserem Kunden Standard Life, stehen eine erhebliche Verbesserung der Qualität aller Produkte im Bereich Werbemittel. Die CI-Richtlinien werden konsequent eingehalten und inzwischen in einem hohen Standardisierungsgrad produziert. Die Kosten der gesamten Marketingaktivitäten konnten (gewichtet betrachtet - die Quantität stieg im Zeitraum unserer Arbeit für Standard Life um 23%!) um 18% reduziert werden. Ein weiterer Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit neuer Produktionen; hier konnte der durchschnittliche Zeitraum einer Neuproduktion von fast 4 Wochen auf 5 Tage reduziert werden!
Durch die Zusammenlegung der Werbemittellagerung, der Konfektionierung und Ab-rechnung ist ein weiterer erheblicher Kosten-, Zeit- und Qualitätsvorteil für das Marketing entstanden. Die Schlagkräftigkeit und Geschwindigkeit der Aktionen konnte erheblich verbessert werden.